個人情報保護について｜渋谷で社労士をお探しなら社会保険労務士法人ふじまき事務所へ

制定日　平成28年3月1日
最終改正日　令和4年8月23日

社会保険労務士法人ふじまき事務所（以下「当事務所」といいます）は、社会保険労務士事務所としての、使命と責任を十分に自覚し、顧客の信頼を得るために、当事務所が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、社会保険労務士法第21条（秘密を守る義務）をはじめとする個人情報に関する法規制等を遵守致します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

1. 当事務所は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
2. 当事務所は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
3. 当事務所は、個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
4. 当事務所は、個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
5. 個人情報保護マネジメントシステムは、当事務所を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。

社会保険労務士法人ふじまき事務所 代表社員　藤巻 玲子

〒150-0031 東京都渋谷区桜丘町4-17 PORTAL Apartment & Art POINT W14
社会保険労務士法人ふじまき事務所　個人情報に関するお問い合わせ窓口　藤巻 玲子 メールアドレス：privacy@fujimaki-sr.com

社会保険労務士法人ふじまき事務所（以下、「当事務所」という。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第21条第１項及びJISQ15001:2017附属書A.3.4.2.4に基づき公表いたします。

1. 個人情報の利用目的

   当事務所は取得する個人情報を以下に示す目的で利用いたします。

   (1)お客様の個人情報

   業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報は、以下の業務のために利用します。
   ・労働保険、社会保険に関する事務手続き
   ・労務に関する相談および助言
   ・関係諸法令に関する事務および相談
   ・給与計算業務
   ・助成金申請に関する事務および相談
   個人のお客様の個人情報は、ご利用履歴管理、お問合せ対応のために利用します。
   お取引先担当者様情報（通信記録等）は、発注内容確認のためために利用します

   (2)お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報

   当事務所の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
   ご要望いただいた資料の送付などに利用します。

   (3)採用応募者の個人情報

   採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。

   (4)当事務所の従業者情報

   人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。

   (5)ご提供いただいた個人番号情報

   法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。

社会保険労務士法人ふじまき事務所（以下、「当事務所」という。）では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。

1. 当事務所の名称及び住所、代表者の氏名

   名称：社会保険労務士法人ふじまき事務所
   住所：〒150-0031 東京都渋谷区桜丘町4-17 PORTAL Apartment & Art POINT W14
   代表者：代表社員 藤巻 玲子

2. 個人情報保護管理者

   役職名：代表社員
   連絡先：メールアドレス privacy@fujimaki-sr.com

3. 保有個人データの利用目的

   (1)お客様の個人情報

   個人のお客様から直接受託し、お客様からお預かりする本人の個人情報は、以下の業務のために利用します。
   ・労働保険、社会保険に関する事務手続き
   ・労務に関する相談および助言
   ・関係諸法令に関する事務および相談
   ・給与計算業務
   ・助成金申請に関する事務および相談
   個人のお客様の個人情報は、ご利用履歴管理、お問合せ対応のために利用します。
   お取引先担当者様情報（通信記録等）は、発注内容確認のためために利用します。

   (2)お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報

   当事務所の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
   ご要望いただいた資料の送付などに利用します。

   (3)採用応募者の個人情報

   採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。

   (4)当事務所が直接取得した採用応募者の個人情報

   人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。

   (5)ご提供いただいた個人番号情報

   法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。

4. 保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先

   保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
   〒150-0031 東京都渋谷区桜丘町4-17 PORTAL Apartment & Art POINT W14
   社会保険労務士法人ふじまき事務所　個人情報に関するお問い合わせ窓口
   メールアドレス：privacy@fujimaki-sr.com

5. 当事務所の加入する認定個人情報保護団体について

   当事務所の所属する認定個人情報保護団体の名称と苦情の解決の申し出先
   【認定個人情報保護団体の名称】
   一般財団法人日本情報経済社会推進協会
   【苦情の解決の申出先】
   認定個人情報保護団体事務局
   〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
   電話番号　03-5860-7565　／　0120-700-779
   （当事務所の商品・サービスに関する問合せ先ではございません）

6. 開示等の手続きについて

   開示等のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。
   請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。

7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置

   当事務所では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。

   (1)組織的安全管理措置

   ・ 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、事務所内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
   ・ 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、事務所内に周知しております。
   ・ 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
   ・ 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。

   (2)人的安全管理措置

   ・ 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
   ・ 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。

   (3)物理的安全管理措置、技術的安全措置

   ・取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
   ・個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
   ・個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
   ・サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
   ・個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
   ‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
   ‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

保有個人データについては、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（開示等）のご請求、及び第三者提供記録の開示に関するご請求について、以下の事項を周知致します
当事務所では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。

1. 開示等の求めの受付

   （１）下記の宛先までご連絡ください。
   当事務所より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当事務所の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付し、郵送又はご持参ください。

   〒150-0031 東京都渋谷区桜丘町4-17 PORTAL Apartment & Art POINT W14
   社会保険労務士法人ふじまき事務所　個人情報に関するお問い合わせ窓口
   メールアドレス：privacy@fujimaki-sr.com

   （２）開示等の請求をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法
   ｱ）開示等の請求をする者が本人であることの確認は、以下に定める本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認する。
   ｲ）開示等の請求をする者が代理人であることの確認は、開示等の請求をする本人を確認する書類に加え、任意代理人、法定代理人（未成年後見人、成年後見人、親権者）別に、以下に定める開示対象者と代理人関係を証明する書類及び代理人本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認する。
   ｳ）本人及び代理人本人を確認する書類は、以下に例示の写真付きの公的機関発行の証明書の写しとする。
   a）運転免許証
   b）パスポート
   c）マイナンバーカード（表面）
   d）在留カード又は特別永住者証明書
   ｴ）開示対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りとする。
   a）任意代理人の場合：「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨を記載した委任状
   b）未成年後見人の場合：戸籍謄本または登記事項証明書（何れも発行日から６ケ月以内）
   c）成年後見人の場合：登記事項証明書（発行日から６ケ月以内）
   d）親権者の場合：戸籍謄本又は住民票（何れも発行日から６ケ月以内）

2. 「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法

   利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（別途請求する郵送料を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。

   ・手数料金額：1,000円

3. 検討結果連絡

   当事務所内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
   ・書面の郵送又は手渡し

   書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
   ・登録されている本人又は法定代理人の住所に回答文面を郵送
   ・登録されている本人又は法定代理人のＥメールアドレスに回答文面をメール

以上